27 juillet 2022

ASSISTANTE DE DIRECTION – CHARGEE DE COMMUNICATION (Remplacement congé maladie 1 an)

Etablissement : INSTITUT DE VIGNE

Adresse : 41 RUE DE VIGNE

Email : karine.carteau@idv-nco.fr

Téléphone : 06 62 16 58 63


   

DEFINITION DE LA FONCTION

CHARGEE DE COMMUNICATION

 

Elaborée le :1.04.2014.
Par : E.Troubat et Y Macé

 

 

Mises à jour : 21 octobre 2019

Par : J.LIBERATORE et V.TARDIT

 

 

MISSIONS PRINCIPALES

 

ACTIVITES

 

INDICATEURS

 

RESPONSABLE DE LA COMMUNICATION
 

-Frappe et transmission des rapports :  ASE, CG, Parents, Juges, établissements scolaires, partenaires…

 

 

– Suivi de l’activité journalière

 

 

 

– Organisation des réunions

 

 

 

 

–  Organisation, gestion agenda et classement des dossiers du Directeur

 

 

 

 

-Conception d’un journal de presse interne

 

Convocations PI, Rapports d’incident, Soit -Transmis, Courriers, Notes de service, dossiers CMU, courriers camps vacances externes, comptes bancaires jeunes…

 

Etablissement hebdomadaire de tableaux de bord sur le suivi des prises en charge

 

 

Etablissement de l’ordre du jour avec la Direction, des convocations, diffusion et classement

 

 

Suivi, rappel des échéances, des rendez-vous, des réunions, des dossiers en cours

 

 

 

Recherche des « temps forts » à intégrer dans le journal (réunions diverses, points RH, points jeunes,…)

Rédaction

 

Transmission dans les formes  (charte graphique) et délais requis (relance /suivi des échéances).

 

 

 

Transmission des informations à la Plate forme – Conseil Départemental, Direction, CDS finances et RH.

 

Transmission par mail dans les formes  (charte graphique) et délais requis (relance /suivi des échéances).

 

 

Transmission des échanges via mail

Agenda partagé avec les CDS, et autres services (RH, finances,…)

 

 

Transmission par mail

 

-Veille juridique relative à la Protection de l’Enfance

 

 

 

 

Recherche de textes nouveaux

 

 

 

 

 

Diffusion et traçabilité des nouveaux textes (mail, archivage dans dossier informatique commun)

 

 

 

-Suivi de la programmation du Projet architectural

 

 

 

 

-Participation à la démarche qualité

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prise de rendez-vous, convocations, organisation et communication et rédaction des compte rendus de réunions

 

-Collecte des axes prioritaires d’amélioration de la qualité auprès de la Direction et de la RH suite à l’évaluation interne et externe

-Planifie les plans d’action avec la Direction et le COPIL

-Suivi des plans d’actions

 

Transmission des informations avec rappel et respect des délais

 

 

 

Communication en interne des plans d’action et de la réalisation aux usagers et au personnel

Classement des fiches dans un fichier commun

 

 

 

ELABORATION ET TRANSMISSION DES PRIX DE JOURNEES
 

Suivi des Frais de Séjours

– Collecte, formalisation et transmission mensuelle des prix de journées

– Contribution au Rapport de Gestion

 

 

Fiabilité et ponctualité des éléments transmis au CG.

 

Qualité de la présentation

ACTIVITES ANNEXES

 

-Gestion des fournitures administratives

 

 

 

 

 

-Suivi des courriers entrants et sortants.

 

-Tenue puis archivage des dossiers des jeunes

 

 

 

-Mise en place et suivi d’un logiciel Dossier Unique Informatisé des Usagers (D.U.I.U)

 

 

 

 

 

-Suivi des dossiers d’assurance sur le bâti en cas de sinistres

 

 

 

Recensement des besoins

 

 

 

 

 

 

Ouverture et enregistrement

 

 

Ouverture dossier jeune, intégration copie des courriers, archivage des dossiers sup. à 2 ans

 

Recherche d’un prestataire permettant de rassembler toutes les données de l’usager (administratif, éducatif,  psychologique, médical)

Mise à jour permanente du dossier

 

Recensement, gestion du dossier et classement des dossiers

 

 

 

Transmission de la commande aux fournisseurs (téléphone, mail), réception et contrôle de la commande

Gestion des flux avec un tableau de suivi

 

Traçabilité des échanges

 

 

Temps nécessaire pour retrouver une info

Présence des documents utiles

 

 

Traçabilité des échanges avec le prestataire,

Suivi de la formation interne

Suivi du droit d’accès, de la consultation,

 

 

 

 

Traçabilité des échanges par mail

Clôture du dossier après indemnisation

 

 

ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE
 

Accueil téléphonique et

physique

 

 

 

 

 

 

 

Tenue du standard (prise de message, ventilation des appels)

 

Messages importants via mail, Renvoi au bon interlocuteur, non oubli, retours externes

 

 

POSITION DANS L’INSTITUTION
 

Service :    Groupe d’Appui               Hiérarchique :   directeur            Collaborateurs : S.O.
Effectif :

Taux d’activité : 100 % X    50% ¨      Autre, précisez :

Statut : CDD ¨      CDI ¨      Fonctionnaire X

 

 

 

CHAMPS D’AUTONOMIE ET DE RESPONSABILITE
(décide seul, décide et informe, décide avec N + 1, applique)

En lien avec le Directeur

 

PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS
INTERNE EXTERNE
Chefs de Services

Equipes éducatives

Autres membres du Groupe d’Appui

Directeur

Jeunes

Travailleurs Sociaux

Lieux de stages

Conseil Départemental,

Conseil d’Exploitation

Architecte, Bâtiment de France, Mairie de Semur en Auxois

 

 

Points de vigilance : Suivi de l’activité et suivie du dossier restructuration du projet architectural

Interne : bonne transmission des infos

Externe : Image de marque de l’institution (accueil, réactivité..)

Coopérations à développer :

Autres établissements / supports de communication, organisation interne..

 

INTERETS ET CONTRAINTES DE FONCTION
 

–         Poste central donnant une vision globale de l’activité de l’établissement (et de ses dysfonctionnements)

–         Diversité des interlocuteurs et des tâches

–         Contribution à la bonne marche de l’établissement

 

Horaires : 8h-12h /  13h30-17h30

Astreintes : non

Pointes d’activité : rapports semestriels,

PRINCIPALES DIFFICULTES :
 

– Risque d’épuisement si on se charge du stress ou du travail de ses différents interlocuteurs.

– Activité tributaire d’un « amont » pas forcément respectueux de ses propres contraintes (encaisse les manques d’anticipation des autres)

 

 

 

MOYENS MIS A DISPOSITION  
 

Moyens humains

Moyens matériels : Standard téléphonique, Ordinateur et messagerie interne, imprimante et fax

Moyens financiers

 

 
 

COMPETENCES RECQUISES POUR LA FONCTION

 

 

SAVOIRS (connaître…)

– Connaissance des principaux logiciels de bureautique

– Connaissance des réseaux de partenaires

– Connaissance des règles relatives aux différents types d’écrits

–  Connaissance des salariés, des jeunes et de leurs parents

– Connaissance des règles relatives à la facturation de l’activité

– Connaissance de l’orthographe (corrige les fautes avant envois

 

SAVOIRS-FAIRE (être capable…)

– Gestion des priorités

– Conception et organisation des évènements

– Evaluation de la pertinence et véracité des données et/ou informations

– Rapidité d’exécution des tâches

– Polyvalence et capacité à travailler en parallèle sur plusieurs dossiers

– Capacité à interpeller / dysfonctionnements

 

SAVOIRS-ETRE

-Qualité d’accueil

– Ecoute

– Affirmation personnelle (se faire respecter)

– Stabilité émotionnelle

– Rigueur personnelle

– Confidentialité

 

Formations initiales et continues associées à cette fonction :

Accueil et communication, secrétariat, bureautique,…

Connaissance du cadre règlementaire de la Protection de l’Enfance

 

 

OBSERVATIONS
TITULAIRE HIERARCHIQUE